TARGI ŚLUBNE 2025

Regulamin targów
§ 1. Regulamin, zasady ogólne
1. Niniejszy regulamin określa zasady udziału w imprezach targowych organizowanych
przez I-BIS BOLESŁAWIEC NIP 612-185-96-41 z siedzibą w Bolesławcu Pl.
Popiełuszki 2.
2. Warunkiem udziału w Targach Ślubnych jest:
a) wypełnienie i przesłanie do organizatora elektronicznego „Zgłoszenia Udziału” przy
akceptacji regulaminu imprezy.
b) potwierdzenie zgłoszenia poprzez dokonanie ustalonej opłaty rezerwacyjnej.
c) opłacenie całej kwoty wynikającej z zamówienia przed imprezą na podstawie
przesłanej faktury pod wskazany w zgłoszeniu adres e-mail.
3. Wystawcą jest firma lub osoba, która została zarejestrowana jako partner i wysłała
zgłoszenie udziału w imprezie i to zgłoszenie zostało zatwierdzone przez organizatora.
4. Partnerem może zostać firma lub osoba świadczące usługi dla narzeczonych, które
określa katalog branż ślubno-weselnych ( załącznik nr 1).
5. Firmy nie ujęte w katalogu branż ślubno-weselnych, a zwłaszcza agencje reklamowe,
portale ślubne, wydawnictwa ślubne, blogi ślubne mogą podjąć współprace z
organizatorem na podstawie umowy współpracy lub patronatu.
5. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany regulaminu imprezy oraz jego
poprawiania. O wszelkich zmianach będzie informować Wystawców drogą
elektroniczną. Wystawca, który nie zaakceptuje wprowadzonych zmian regulaminu ma
prawo do rezygnacji z imprezy i zwrotu dokonanej wpłaty na rzecz danej imprezy.
6. Organizator może przygotować dodatkowy regulamin dla konkretnie wskazanej
imprezy, który w sprawach spornych będzie regulaminem nadrzędnym.
7. Wysłanie uwierzytelnionego „Zgłoszenia Udziału” w formie elektronicznej z adresu e
mail ewelina.hyjek@accor.com jest równoznaczne z podpisaniem umowy uczestnictwa
w targach z Organizatorem i podjęciem przez Wystawcę zobowiązania do zapłacenia
wszelkich kwot w nim ujętych.
8. Łamanie zasad regulaminu może skutkować określonymi w regulaminie sankcjami
finansowymi, blokadą konta partnera, wykreśleniem z listy wystawców, a w skrajnych
przypadkach likwidacją stoiska na targach oraz domaganiem się stosownych
odszkodowań.
§ 2. Warunki udziału w imprezie
1. Warunkiem udziału w targach jest opłacenie pełnej wartości złożonego zamówienia.
2. Wystawca ma możliwość wskazania propozycji lokalizacji stanowiska targowego w
trakcie uzupełniania elektronicznego „Zgłoszenia Udziału”. Ostateczny plan
zagospodarowania stoisk ustala jednak Organizator, który dołoży wszelkich starań, by
zaproponowana lokalizacja została utrzymana.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy rejestracji Partnera oraz przyjęcia
Wystawcy na targi jeżeli prezentowane na targach treści: godzą w uczucia religijne i
zasady dobrych obyczajów, naruszają powagę uroczystości ślubnej, odbiegają od
tematyki targów, naruszają dobro i interesy Organizatora, naruszają zasady uczciwej
konkurencji, noszą znamiona lub podejrzenie przestępstwa.
4. Organizator może odmówić dalszej współpracy wobec Wystawcy, który narusza
Regulamin Imprezy, wprowadza Organizatora w błąd podając nieprawdziwe informacje
w zgłoszeniu, zalega z płatnościami wobec Organizatora i firm współpracujących.
Zakończenie współpracy może nastąpić również jeżeli ekspozycja wystawcy znacząco
zaniża jakość i renomę targów, na wskutek skarg klientów i nie rozwiązanych reklamacji
wobec tych klientów, niskiej jakości świadczonych usług oraz w przypadku zastrzeżeń
co do legalności prowadzonych działań.
5. Formuła targów przewiduje prezentację osób i firm świadczących usługi o tematyce
ślubno – weselnej w formie usług głównych: stoiska wystawienniczego, prezentacji
zespołu na żywo, prezentacji pojazdu ślubnego przed wejściem, dystrybucji ulotek.
6. Formuła targów nie przewiduje udziału w targach jako Wystawca firmy świadczącej
usługi reklamowe dla firm ślubnych oraz tych które gromadzą i udostępniają bazy firm
ślubnych (katalogi, wydawnictwa, portale ślubne z bazą firm). Wymienione podmioty,
mogą uczestniczyć w targach tylko na podstawie umowy patronackiej, partnerskiej oraz
o współpracy przy organizacji targów. Decyzję o takiej współpracy podejmuje
organizator.
7. Dystrybucja materiałów reklamowych na których reklamowane są oprócz wystawcy
inne podmioty jest możliwa po opłaceniu minimalnego kosztu udziału w targach dla
każdej z tych firm. Wyjątek stanowi oferta agencji kompleksowej lub konsultanta
ślubnego gdy w reklamie jest podawany wyłącznie kontakt i strona internetowa tej
agencji będącej wystawcą.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu/miejsca Wystawy w przypadku
zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, za które nie ponosi odpowiedzialności.
O zmianach tych i przyczynach ich powstania Organizator poinformuje Wystawcę. W
takiej sytuacji Wystawca któremu nowy termin nie odpowiada ma możliwość rezygnacji
bez konsekwencji. Odpowiedzialność organizatora ogranicza się do zwrotu wpłaconej
kwoty wynajmu stoiska.
§ 3. Zasady organizacyjne i porządkowe.
1. Wystawca jest zobowiązany do posługiwania się przy wejściu i wyjściu z hali
wystawowej identyfikatorami wydanymi przez Organizatora. Identyfikatory przyznawane
są Wystawcom w ilości maksymalnie 1 szt. na stoisko + 1 szt. dla właściciela firmy.
2. Identyfikatory wydaje się firmom i osobom, które mają opłacony udział w targach.
3. Wszystkie osoby uczestniczące w targach powinny mieć przypięty i widoczny
identyfikator targowy.
4. Przekazywanie identyfikatorów osobom nieuprawnionym jest sankcjonowane karą w
wysokości 1 tys. zł.
5. Zabrania się dystrybucji materiałów reklamowych przez osoby i firmy nie będące
wystawcami targów na całym obszarze oddziaływania targów. Nie tylko na terenie
hotelu, ale również w jego obrębie.
6. Na stoisku wystawcy może się reklamować wyłącznie ta firma, która wykupiła dane
stoisko.
7. Dystrybucja ulotek powinna odbywać się w obrębie własnego stoiska. Zabrania się
prowadzenia akcji reklamowych poza stoiskiem, przy wejściu czy na zewnątrz budynku
bez wykupienia przewidzianych na danej imprezie usług dodatkowych.
8. Właściciele aut prezentowanych przed hotelem powinni prowadzić swoją akcje
reklamową w obrębie własnych pojazdów. Jedynie w przypadku trudnych warunków
pogodowych po ustaleniu z organizatorem w wyznaczonym miejscu na terenie obiektu.
9. Ochrona targowa ma prawo do konfiskowania materiałów reklamowych będących w
nielegalnej dystrybucji. Materiały te na wyraźne żądanie właściciela mogą zostać
zwrócone dopiero po zakończeniu targów. W przeciwnym wypadku zostaną zniszczone.
Organizator nie wypłaca rekompensaty za zniszczone materiały będące w nielegalnej
dystrybucji na targach.
10. Poziom hałasu na stoisku nie może utrudniać swobodnej rozmowy na sąsiednich
stoiskach. Wszelkie nadużycia należy zgłaszać do organizatora.
11. Wystawca przy zamawianiu dodatkowego podłączenia elektrycznego do swojego
stoiska określa sumaryczną moc wszystkich urządzeń liczonej w KW, zaokrąglonej do 2
KW (2 KW = 2000W). Koszt podłączenia nie jest zależny od czasu trwania targów i
zużytej energii, określa tylko zapotrzebowanie na odpowiednią moc przyłącza
elektrycznego. Zamówienie zbyt małego przyłącza może powodować wybicia
bezpieczników i przerwy w dostawie prądu dla całego sektora.
12. Nie wolno demontować stoiska w czasie trwania Targów, tj. przed terminem ich
oficjalnego zakończenia.
13. Stoisko niezagospodarowane na 20 min. przed rozpoczęciem imprezy może być za
zgodą organizatora zajęte przez inną firmę, a poniesione koszty uczestnictwa nie będą
zwracane.
§ 4. Zasady przygotowania i ekspozycji stoisk
1. Organizator określa godziny dostępu do pomieszczeń targowych w celu budowy
stoisk i przygotowania ekspozycji. Zwykle jest to dzień poprzedzający imprezę zwany
dniem technicznym od godzin popołudniowych do 21.00 oraz w dniu imprezy od godz.
7.00 do godz. 10.00.
2. Po przybyciu do hotelu wystawca zgłasza się do biura targowego. Należy zabrać ze
sobą potwierdzenie zgłoszenia wydrukowane ze skrzynki e-mail oraz potwierdzenie
przelewu jeżeli był dokonywany tuż przed targami.
3. Własne ekspozycje muszą być wcześniej omówione z organizatorem i
zaakceptowane przez niego. Wnoszenie ekspozycji odbywa się wyznaczoną drogą.
4. Konstrukcje metalowe stawiane jako własna zabudowa muszą mieć wykonane
zerowanie i być odebrane przez uprawnionego elektryka. Koszt zerowania pokrywa
wystawca. Stoiska zabudowane mają wykonane zerowanie w cenie wynajmu
zabudowy. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za porażenia prądem przy
własnej zabudowie stoisk.
5. Konstrukcje drewniane powinny być pokryte środkiem ognioodpornym.
6. Zabrania się układanie lamp i innych urządzeń termicznych bezpośrednio na
podłodze i blisko materiałów palnych.
7. Wszelkie kable i stojaki powinny być zabezpieczone. Zabrania się samodzielnego
przeprowadzania kabli przez ciągi komunikacyjne.
8. Ekspozycja stoiska powinna się mieścić w obrysie zamówionej powierzchni. Zabrania
się wywieszania banerów, stawiania ekspozytorów i zostawiania ulotek w innych
częściach obiektu.
9. Zabrania się ekspozycji reklam na bocznych i tylnych ściankach stoiska jeżeli obok
znajdują się inne stoiska.
10. Zamiar ustawienia stoiska wyższego niż 3 m wymaga akceptacji organizatora.
11. Zabrania się destrukcyjnej ingerencji w elementy obiektu czy zabudowy (wiercenie,
przybijanie). W przypadku stosowania nieodpowiednich materiałów mocujących
wystawca może zostać obciążony kosztami naprawy lub czyszczenia podłogi ścian czy
ścianek.
12. Organizator zapewnia ochronę ekspozycji na czas trwania targów i w dzień
techniczny. Nie odpowiada za sprzęt pozostawiony w czasie targów i w dniu
technicznym.
§ 5. Rodzaje stoisk. Zabudowa i usługi dodatkowe
1. Oferta definiuje następujące formy udziału w targach:
a) Stoisko niezabudowane
b) Stoisko niezabudowane
c) Prezentacja pojazdu przed wejściem.
d) Prezentacja zespołu na żywo
e) Pokaz mody
f) Dystrybucja ulotek
2. Wystawca ma możliwość przywiezienia własnej ekspozycji pod warunkiem spełnienia
norm bezpieczeństwa.
3. Minimalne stoisko na targach ma powierzchnię 2 m2 (1x2m) Głębokość wszystkich
stoisk wynosi nie mniej niż 2m. Szerokość przejścia min. 2 m (w wyjątkowych
przypadkach 1 m).
4. Lokalizację stoiska proponuje wystawca na podstawie planu zagospodarowania
obiektu. Propozycja wymaga zatwierdzenia przez organizatora, który ma ostateczny
wpływ na kształt sektorów i rozmieszczenia stoisk. Organizator dokłada wszelkich
starań, aby proponowana przez wystawcę lokalizacja została zachowana.
5. Organizator może wprowadzić pewne regulacje na planie takie jak linia pomocnicza,
czy strefa specjalna mające na celu podniesienia walorów wizualnych i funkcjonalnych
targów oraz wyróżnienia dużych prestiżowych stoisk.
6. Jeżeli wymaga tego sytuacja organizator może wprowadzić modyfikację układu stoisk
oraz sektorów. W wyjątkowych wypadkach modyfikacje mogą być wprowadzone
również w dniu technicznym.
§ 6. Instalacje elektryczne
1. Organizator może odmówić wykonania przyłącza nie zgłoszonego w zamówieniu
stoiska.
2. Wystawca jest zobowiązany do zamówienia przyłącza odpowiedniej mocy zgodnie z
zapotrzebowaniem przywożonych urządzeń.
3. Wystawca powinien sprawdzić sprawność elektryczną wszystkich swoich urządzeń
elektrycznych, lamp i przedłużaczy przed targami.
5. Instalacja elektryczna zasilająca stoiska jest współdzielona w ramach sektora lub
sektorów. Jedna rozdzielnia z zabezpieczeniem może obsługiwać kilka stoisk.
6. Zwarcie instalacji na stoisku z powodu wadliwych lub uszkodzonych odbiorników
energii elektrycznej powoduje wyłączenie prądu na kilku lub kilkunastu stoiskach w
obrębie współdzielonej rozdzielni w której zadziałały zabezpieczenia przeciążeń
elektronicznych różnicowych.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne przerwy i wyłączenia prądu
w czasie trwania targów jeżeli powstają one z powodu działań ze strony wystawców: nie
zgłoszenie zapotrzebowania na przyłącze i korzystania z instalacji sąsiada, zaniżanie w
zgłoszeniu potrzebnej mocy, niesprawne urządzenia, lampy lub przedłużacze na
stoisku. Tylko w sporadycznych przypadkach mamy do czynienia z uszkodzeniem
rozdzielni czy brakiem głównego zasilania.
8. Ze względów bezpieczeństwa zasilanie jest rozłączane po zakończeniu dnia
technicznego oraz 10 minut po zakończeniu targów. Należy zadbać o to, aby
odpowiednio wcześniej wyłączyć wrażliwe urządzenia takie jak komputery czy lampy
wymagające chłodzenia.
9. Wystawca, który przywozi na stoisko wrażliwe urządzenia powinien zadbać o
zasilanie awaryjne (UPS) oraz zaopatrzyć je w listwy przeciążeniowe tzw. przedłużacze
z bezpiecznikiem. Organizator nie gwarantuje ciągłości dostawy prądu na stoisku.
10. Konstrukcje metalowe na których instaluje się urządzenia elektryczne powinny
przejść kontrolę i zerowanie przez uprawnionego elektryka. W przypadku własnych
konstrukcji koszty zerowania pokrywa wystawca.
11. Organizator nie odpowiada za porażenia powstałe z powodu niewłaściwego
obchodzenia się z instalacją, bądź tworzenia własnych instalacji elektrycznych.
12. Wszelkie uszkodzenia sprzętu i przypadki porażenia prądem należy bezwzględnie
zgłosić w biurze targowym w czasie trwania targów. W takich sytuacjach sporządzany
jest protokół. Reklamacje w kolejnych dniach po targach nie będą uwzględniane.
§ 8. Prowadzenie kampanii reklamowej na targach.
1. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji.
2. Prawa do najmu powierzchni nie mogą być cedowane przez Wystawcę na żadną
inną firmę ani osobę bez zgody Organizatora. Wystawca ponosi odpowiedzialność za
wszelkie działania Współwystawców, w tym szczególnie przestrzegania ww. przepisów
obowiązujących w trakcie trwania Targów.
3. Na stoisku wystawowym może być reklamowana tylko firma Wystawcy.
4. Wystawca nie może organizować żadnych akcji poza obrębem swojego stoiska bez
zgody Organizatora.
5. Wymagana jest zgoda organizatora na prowadzenie sprzedaży na stoisku żywności i
napojów.
6. Organizator informuje, że do prowadzenia na stoisku akcji pozyskiwania danych
osobowych oraz przeprowadzenia losowania nagród wymagane są stosowne zgody
właściwych organów państwa. Przed podjęciem tego typu akcji reklamowych należy
skonsultować to z organizatorem.
7. Organizator nie odpowiada za działania niezgodne z prawem podejmowane na
stoiskach wystawców. Zdecydowanie jednak odmówi udziału w targach firmom, które
stosują nieuczciwe praktyki wobec gości targów.
8. Poziom hałasu dobiegający ze stoiska targowego nie może być uciążliwy dla innych
Wystawców i dostosowany do ogólnych zasad panujących w hotelu ze względu na
przebywających w nim gości hotelowych. Ewentualne takie sytuacje należy zgłaszać do
organizatora, który upomni wystawcę. Jeżeli to nie poskutkuje organizator może
odłączyć zasilanie stoiska.
9. Obowiązuje zakaz wnoszenia na teren targów i dystrybucji jakichkolwiek materiałów
reklamowych firm, które nie są wystawcami targów. Wnoszone materiały będą
konfiskowane. Zakaz dotyczy również dystrybucji materiałów reklamowych wystawcy
poza wyznaczonym stoiskiem.
10. Przypadki zaobserwowania nielegalnej dystrybucji materiałów reklamowych należy
to zgłosić niezwłocznie ochronie lub w biurze organizatora.
11. Wystawca jest zobowiązany do wspomagania promocji imprezy targowej, w której
bierze udział, poprzez zamieszczanie materiałów reklamowych w siedzibie swojej firmy i
na stronie internetowej bądź na mediach społecznościowych.
12. Zabrania się opuszczania imprezy i likwidacji stoiska przed oficjalnym
zakończeniem targów.
§ 9. Zasady bezpieczeństwa
1. Wystawcy zobowiązani są do zapoznania się i przestrzegania przepisów
porządkowych, przeciwpożarowych i Regulaminu Budynku, w którym odbywają się
Targi.
2. Organizator i jego Przedstawiciele nie ponoszą odpowiedzialności za żadne wypadki
lub uszkodzenia ciała oraz jakiekolwiek straty, kradzieże lub szkody w mieniu
Wystawców i Gości powstałe z jakiejkolwiek przyczyny, z wyjątkiem szkód powstałych z
winy Organizatora.
3. Organizator zapewnia ochronę mienia Wystawcy w godzinach zamknięcia hali
wystawowej. Przypomina się Wystawcy o konieczności odpowiedniego ubezpieczenia
swoich eksponatów, innego sprzętu, za który jest on odpowiedzialny oraz rzeczy
osobistych szczególnie wartościowych. Wystawca powinien zabezpieczyć cenne
eksponaty takie jak aparaty fotograficzne, kamery, komputery przed kradzieżą.
4. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia Organizatora o
dostrzeżonych zagrożeniach, wypadkach lub szkodach. Wystawca ma obowiązek
przestrzegać zaleceń dotyczących ochrony wydawanych przez Organizatora i jego
Przedstawicieli.
5. Wszystkie reklamacje dotyczące poniesionych szkód Wystawca zobowiązany jest
zgłosić do Organizatora pisemnie i w dniu trwania targów. Wystawca pokrywa koszty
szkód powstałych w majątku Organizatora lub właściciela terenów wystawowych,
wynikające z niewłaściwego użytkowania stoiska.
6. Organizartor uprzedza: Instalacja elektryczna jest wyłączana po zakończeniu dnia
technicznego oraz 10 minut po zakończeniu targów. Należy odpowiednio wcześniej
wyłączyć wrażliwe urządzenia.
7. Organizator posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
§ 10. Płatności
1. Potwierdzeniem uczestnictwa w imprezie jest wpłata całej kwoty. Podstawą do
zapłaty jest otrzymane mailem potwierdzenie zgłoszenia wraz z fakturą proforma.
2. Faktura vat jest wystawiana po otrzymaniu przelewu w terminie do 7 dni.
3. Brak wpłaty w terminie podanym na fakturze proforma upoważnia organizatora do
skasowania rezerwacji bez obowiązku powiadomienia zamawiającego.
4. Wpłacona kwota jest jednocześnie opłatą rezerwacyjną, która stanowi koszty obsługi
klienta oraz możliwość korzystania z serwisu targowego.
5. Wystawca ma prawo do otrzymania zwrotu wszystkich dokonanych wpłat na poczet
danej imprezy tylko w przypadku zmiany oferty przez organizatora lub odwołania danej
imprezy. Przez zmianę oferty rozumie się zmianę warunków uczestnictwa, zmianę
terminu lub lokalizacji imprezy.
6. Wystawca uznaje, że nie jest on uprawniony do żądania zwrotu wpłaconych kwot i że
Hotel ibis Styles, w skutek zawarcia Umowy poniósł koszty i ma prawo domagać się
zapłaty pełnych kwot wynikających z niniejszej Umowy w okresie jednego miesiąca
przed planowaną imprezą.
§ 11. Rezygnacje
1. W przypadku rezygnacji z udziału w imprezie wystawca ma obowiązek przesłać taką
informację pisemnie z maila firmowego (który został podany w czasie rejestracji) na
adres ewelina.hyjek@accor.com
2. Zwrotu wpłaty za udział wystawca może domagać się tylko w przypadku rezygnacji
na ponad miesiąc przed terminem imprezy w stosunku 50% od całej wpłaconej kwoty.
Po tym terminie wpłata nie podlega zwrotowi.
3. W przypadku nie przyjechania na imprezę wystawca ma obowiązek zapłaty za udział
w targach.
§ 12. Reklamacje
1. Aby uniknąć nieporozumień wszelkie ustalenia wiążące pomiędzy wystawcą a
organizatorem składane są tylko w formie pisemnej drogą mailową i potwierdzone
mailem zwrotnym. Potwierdzenie ustaleń mailem zwrotnym jest konieczne aby uniknąć
sytuacji w której mail nie dotarł lub nie został z jakiegoś powodu odczytany.
2. Organizator nie podejmuje wiążących ustaleń telefonicznie. Zawsze proponuje
potwierdzenie mailowe. Należy dążyć do uzyskania takiego potwierdzenia.
3. Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem i Wystawcą będą rozstrzygane na drodze
konsensusu na korzyść klienta. Gdy nie dojdzie jednak do porozumienia to spory są
poddane rzeczowo właściwemu sądowi.
4. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane przez wystawcę w trakcie
trwania targów, ich przygotowywania i likwidacji.
5. Wszelkie zauważone nieprawidłowości i zagrożenia należy zgłaszać natychmiast do
biura targowego w celu ich eliminacji oraz sporządzenia dokumentacji.
6. Reklamacje składane w kolejnych dniach po imprezie nie zgłoszone w czasie
imprezy nie będą uwzględniane.
7. Wystawca wyraźnie potwierdza, że nie były składane żadne oświadczenia – wyraźne
lub sugerowane – w odniesieniu do korzyści kontraktowych, jakie można uzyskać na
targach i sukcesów działalności. Organizator stwarza możliwości, a korzyści
uzyskiwane na targach zależą od oferty i skuteczności kampanii danego wystawcy.
8. Zarówno większy sukces jak i niepowodzenie danej imprezy jest wspólnym ryzykiem
organizatora i wystawcy, od którego nie przysługują wzajemne roszczenia finansowe